How To Introduce and Be Introduced (Etiket Perkenalan dan Berkenalan)

Perkenalan

Saat memperkenalkan diri, seraya mengulurkan tangan untuk berjabat tangan, seringkali saya menyebutkan nama saya lengkap sesuai yang tertera pada kartu nama bisnis saya. Hingga pada suatu situasi, seorang klien bertanya pada saya “Ibu Indah Soekotjo, apakah Anda selalu memperkenalkan diri dengan menyebut nama Anda selengkap itu?” Saya jawab “ya”, begitu pula saat seseorang memperkenalkan dirinya pada saya, selalu saya ulangi lagi menyebut namanya dengan lengkap. Saya tahu, klien tersebut pasti ingin mendapatkan jawaban, mengapa saya harus menyebut nama selengkap itu dan mengulang kembali nama orang yang diperkenalkan pada saya.

Dalam dunia bisnis, menyebutkan nama dengan lengkap sangat penting, karena walaupun hanya ada satu nama yang memiliki kepribadian seperti yang Anda miliki, bisa jadi ada begitu banyak nama yang sama dengan nama Anda. Hindari menyebutkan nama panggilan atau nama kecil, kecuali Anda sudah terlibat pembicaraan yang akrab dengan lawan bicara atau jika Anda melihat lawan bicara mengalami kesulitan untuk menyebut nama Anda.

Seraya memperkenalkan diri Anda pada orang lain, perhatikan dan dengarkan penjelasannya. Ambil sesuatu dari apa yang diucapkannya untuk memulai pembicaraan. Jika selama pembicaraan berlangsung, muncul hal-hal baru yang tidak Anda ketahui sebelumnya, simak baik-baik sebagai bahan referensi Anda. Berusahalah untuk mempelajari paling sedikit suatu hal yang baru dari setiap orang yang Anda temui.

Berdirilah dan dekati orang yang ingin diperkenalkan pada Anda. Sebaliknya, saat Anda memperkenalkan diri, tunjukkan sikap ramah disertai senyum dan kontak mata. Jika ada tamu yang datang dan kebetulan Anda sedang duduk di balik meja kerja, berdiri dan keluarlah dari balik meja seraya memperkenalkan diri dan berjabat tangan dengan ramah.

Dalam situasi tertentu, misalnya saat Anda memperkenalkan diri di hadapan suatu kelompok atau suatu group, sebaiknya Anda berdiri.

Bawalah selalu kartu nama bisnis Anda di setiap kesempatan. Tukarkan dengan orang yang akan Anda temui dan katakan padanya, suatu saat mungkin Anda akan menghubunginya.

Bila meninggalkan seseorang, katakan bahwa Anda senang bertemu dengannya.

Kapan sebaiknya memperkenalkan diri Anda sendiri?

1. Ketika berada dalam group dan Anda terlewatkan saat diperkenalkan
2. Saat diperkenalkan kepala rombongan kepada pihak pengundang, Anda Anda tidak berada di tempat
3. Dalam acara jamuan makan (Breakfast, Lunch, Dinner).
4. Dalam suatu acara tertentu dan di samping Anda duduk orang yang sama sekali belum Anda kenal.
5. Dalam sebuah pertemuan bisnis, seminar, atau acara pesta.

Tips:
Saat memperkenalkan diri, perlihatkan kesungguhan dan semangat Anda. Berikan sedikit informasi tentang diri Anda, terutama hal-hal yang positif agar percakapan dapat berlangsung mulus.

Ketika Anda Menjadi Orang yang Diperkenalkan

Jika Anda pernah diperkenalkan dengan seseorang dan dia lupa nama Anda, jangan ragu untuk memperkenalkan diri Anda kembali. Datangi, jabat tangannya dan katakan, ” Hallo, saya Ayu Soeryo dari PT. Abadi Utama, Apa kabar?” Orang tersebut pasti akan senang dan memberikan respon yang baik karena Anda sudah mengingatkannya.

Saat Anda diperkenalkan kepada seseorang, perhatikan hal-hal berikut ini.

1. Usahakan Anda berada dalam posisi berdiri
2. Perlihatkan ekspresi wajah yang ramah dan penuh senyum
3. Usahakan langsung menatap mata orang yang diperkenalkan
4. Jabatlah tangannya dengan hangat dan sapalah orang tersebut
5. Di akhir perkenalan, ucapkan sesuatu, misalnya senang bisa berkenalan dengan Bapak, Ibu atau sampai berjumpa lagi.

Tips

1. Jika Anda harus memperkenalkan seseorang kepada yang lainnya, ketahui dulu informasi tentang orang yang akan diperkenalkan. Ini penting agar orang yang diperkenalkan dapat memulai percakapan.
2. Katakan sesuatu yang baik tentangnya, bila mungkin sesuatu hal yang menarik perhatian keduanya atau persamaan di antara mereka.
3. Jika Anda memperkenalkan atasan atau pimpinan Anda kepada customer, nama customer harus disebutkan lebih dulu karena mereka dianggap penting bagi tumbuh kembangnya perusahaan Anda. Walaupun, kedudukan customer tersebut hanyalah wakil manajer dari perusahaan yang ia wakili, sementara jabatan pimpinan Anda adalah wakil direktur.
4. Selalu ucapkan nama orang yang Anda perkenalkan dengan lengkap disertai sebutan Bapak atau Ibu, kepada rekan atau orang lain, dalam segala situasi, baik situasi kerja maupun situasi bisnis,
5. Wanita umumnya diperkenalkan terlebih dulu kepada pria. Dalam situasi tertentu, bila dua orang yang memiliki kedudukan yang sama, nama pihak wanita disebut terlebih dulu misalnya, “Bapak Rudy Wibowo, saya ingin memperkenalkan Ibu Yani Setiawaty, beliau adalah Direktris PT. Cipta Boga Selaras yang bergerak dalam bisnis restoran, dan Ibu Yani Setiawaty, tamu kita ini adalah Direktur PT. Pandu Pariwisata Jakarta”.
6. Dalam situasi umum, yang lebih senior atau yang lebih tua, diperkenalkan kepada yang lebih muda, atau yang lebih yunior dalam struktur jabatan.
7. Saat memperkenalkan, cukup satu kali menyebutkan nama lengkap masing-masing yang diperkenalkan dan beri sedikit keterangan dari masing-masing mereka agar kedua belah pihak dapat menjalin percakapan.
8. Gelar seseorang tidak perlu disebutkan kecuali yang diperkenalkan adalah seorang dokter, orang terkemuka, atau lebih tua.
9. Jika kita ingin memperkenalkan seseorang kepada yang lainnya ingatlah selalu pada aturan perkenalan. Usia, jenis kelamin, jabatan atau posisi, merupakan hal yang harus dipertimbangkan.

Memperkenalkan Dalam Kesempatan Resmi

Kata-kata yang sebaiknya digunakan, jika Anda memperkenalkan seseorang kepada tamu kehormatan dalam kesempatan resmi adalah sebagai berikut;

“Dokter Harun, dapatkah saya memperkenalkan Bapak Wardoyo?”
“Profesor Mahmud, dapatkah saya memperkenalkan Ibu Anita Santoso?”

Dalam perkenalan bisnis yang kurang resmi dapat digunakan contoh berikut;

“Karina Sunaryo, dapatkah saya memperkenalkan Anton Basuki?”
“Karina Sunaryo, ini Anton Basuki.”

Memperkenalkan Kepada Group

Memperkenalkan seseorang dalam sebuah group sedikit berbeda aturannya. Berikut, yang dapat Anda katakan jika memperkenalkan pegawai baru atau anggota baru kepada rekan-rekan dalam sebuah group.

”Ini Ibu Sita Aminuddin, rekan baru kita yang akan bergabung di departemen pelatihan sebagai asisten”.

Setelah Ibu Sita dan rekan Anda berkenalan, lanjutkan untuk memperkenalkan pada yang lainnya.

Gelar dan Nama

Pemakaian gelar dan nama dalam bisnis memiliki aturan sebagai berikut.

• Anda dapat memakai hanya nama pertama dan nama akhir tanpa menyebutkan gelar.
• Wanita yang belum menikah dipanggil Nona atau Saudari.
• Wanita bersuami disapa Nyonya atau Ibu dan disambung dengan nama akhir suami.
• Seorang janda dipanggil nyonya atau Ibu, dipakai dengan nama kecil dan nama akhir atau nama keluarga.
• Pria disebut Bapak
• Pria muda cukup dengan Saudara atau Mas
• Wanita muda dapat disapa dengan Saudari atau Mbak
• Dalam surat menyurat bisnis, jika Anda memakai gelar profesi, gunakan gelar itu sesudah nama keluarga.
• Karena cara kita menyapa orang bisa selalu berubah-ubah, jika memungkinkan, hubungi orang yang akan Anda kirimi surat melalui telepon dan tanyakan bagaimana orang itu lebih suka disapa.
• Jika Anda ingin mengundang relasi atau klien Anda yang adalah wanita, yang sudah menikah, hendaknya beserta suaminya. Tanyakan nama lengkap suaminya dan tulislah misalnya, Bapak dan Ibu Handoyo …

Mengingat Nama Seseorang

Bila kita berkenalan atau diperkenalkan dengan satu atau dua orang, dalam waktu relatif singkat, akan sangat mudah bagi kita mengingat namanya. Tetapi, bagaimana bila kita diperkenalkan dengan empat atau lima orang sekaligus, apakah kita mampu mengingat semua nama mereka dalam waktu bersamaan? Padahal, akan terlihat perofesional jika Anda mampu mengingat nama mereka sekaligus lho.

Berikut beberapa tips yang dapat diterapkan agar Anda mudah mengingatnya.
1. Mengulang menyebut namanya,
2. Perhatikan busana dan aksesoris yang dikenakannya,
3. Perhatikan gaya rambutnya,
4. Perhatikan ekspresi wajahnya,
5. Perhatikan bahasa tubuh dan hal lain yang unik dari orang tersebut.

– Selamat Mempraktekkan-