Business greetings

Customer, klien, nasabah, dan tamu adalah raja. Kita harus selalu berprinsip bahwa, kedatangan mereka berarti keuntungan bagi perusahaan, yang pada gilirannya juga akan memberikan keuntungan bagi karyawan. Oleh sebab itu, sambutlah tamu Anda dengan sikap profesional dan tegur sapa ramah penuh persahabatan.

Jangan memandang tamu atau klien Anda dengan air muka rasa jijik, hanya karena penampilannya yang tidak berkenan. Jangan hanya mengganggukkan kepala tanpa mengucapkan sepatah kata atau berlagak sibuk hanya untuk menghindari tegur sapa.

Sapa tamu atau klien Anda dengan panggilan Bapak, Ibu, Mas, Mbak atau Dik. Tidak disarankan menyebut dengan nama kecil atau nama pangilannya sehari-hari, kecuali memang diminta. Titel atau gelar tamu Anda tidak wajib disebutkan, kecuali Anda sudah biasa menggunakannya.

Dengan wajah berseri, ucapkan selamat pagi, selamat siang, atau selamat malam disertai senyuman, baik kepada tamu, rekan kerja, atasan, atau siapa saja yang Anda temui sehari-hari di kompleks perkantoran Anda. Sikap Anda menunjukkan rasa persahabatan terhadap meraka. Iringi ucapan tadi dengan menyebutkan namanya, jika Anda sudah mengenal dengan baik. Jika Anda tidak mengetahui namanya tetapi sering bertemu, cukup anggukkan kepala sambil tersenyum ramah.

gift

Kasih Hadiah Apa ya …

Telah diterbitkan di; Career Tips Fri, 30 Jan 2004 10:19:00 WIB

Di zaman makmur, pemberian hadiah bisnis bisa melampui batas. Namun resesi pada 1997 telah menghentikan kebiasaan ini. Perusahaan hendaknya mempunyai kebijakan mengenai pemberian hadiah.

Memberikan hadiah bukan sekadar tanda atensi, tapi banyak makna terkandung di dalamnya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan yang berkaitan dengan hadiah bisnis. Jika Anda memberi hadiah hal yang perlu Anda perhatikan:

* Jangan sekali-kali mengirim hadiah kepada seseorang, bila bisa dianggap sebagai suap, sogokan, atau satu usaha untuk mempengaruhi.

* Jika ingin mengirim bunga, kirimkan rangkaian bunga segar ke rumah dan buket bunga ke kantor.

* Kalau diundang ke rumah seseorang, terutama di luar negeri, kirimkanlah bunga.

* Kirimkanlah pada pagi hari pertemuan itu atau pada hari sesudah pertemuan, bersama dengan kartu yang pantas.

* Pemberian janganlah bersifat pribadi. Buku alamat, jam kecil untuk bepergian, atau pena yang bagus adalah “cukup pribadi secara bisnis” dan pantas. Tetapi pakaian tidak termasuk.

* Minuman keras tidak selalu merupakan hadiah yang terbaik. Selidikilah selera orang yang akan menerimanya dan selidikilah latar belakang agamanya. Minuman scotch merupakan hadiah yang diterima baik di Jepang, tetapi orang beragama Mormon atau seorang pemantang alkohol serta seorang Muslim tidak akan senang dengan hadiah itu.

* Hadiah hendaknya dibungkus dengan bagus. Penampilannya sama penting dengan isi hadiah itu sendiri

* Anda dapat menggunakan kartu bisnis sebagai kartu ucapan.

* Tuliskan catatan yang menunjukkan perhatian pada kartu itu dan masukkanlah ke dalam amplop.

* Jika mungkin, antarkan hadiah itu secara pribadi.

* Jika kebiasaan rekan kantor Anda adalah mengumpulkan uang untuk membeli berbagai hadiah, Anda bisa menolak dengan sopan tanpa memberi komentar panjang lebar.

* Bonus merupakan hadiah terbaik untuk karyawan.

Hadiah bagi para pebisnis dari luar negeri, haruslah Anda pahami, apa saja yang tabu dan apa saja yang boleh, ingatlah, Lain ladang, lain belalangnya.

Jika hadiah itu untuk klien, perlu diperhatikan:

* Cukup sopan bila Anda memberitahu para klien agar menyumbangkan hadiah yang akan diberikan kepada perusahaan ke organisasi sosial atas nama perusahaan.

* Pilihlah hadiah dengan selera yang baik.

* Hadiah atas nama perusahaan hendaknya dianggap sebagai hadiah silahturahmi.

* Hadiah sebaiknya berkaitan dengan produk perusahaan pemberi hadiah.

* Logo perusahaan hendaknya dicantumkan pada hadiah, dengan tidak mencolok, atau pada kartu bertulisan tangan yang dilampirkan.

Kalau hadiah itu untuk rekan kerja atau staf, maka:

* Anda dapat mengirimkan kartu ucapan selamat kepada rekan yang menikah. Anda tidak perlu mengirimkan hadiah kalau tidak diundang untuk menghadiri pernikahan itu.

* Bila hadiah Natal atau Lebaran, hadiah itu sebaiknya kecil, bersifat umum, disertai catatan pribadi.

* Kirimkan kartu ikut berduka cita bila rekan atau staf Anda mengalami musibah.

* Ucapkan selamat bila rekan/staf Anda berulang tahun. Tidak perlu mengirim kartu, hadiah, dan kue karena ini termasuk tata krama sosial tapi masuk dalam etiket bisnis, kecuali jika perusahaan Anda kecil dan bergaya kekeluargaan.

* Hargailah secara tertulis kalau seorang staf telah melakukan pekerjaan dengan sangat baik.

Sekiranya Anda memberikan hadiah kepada atasan, perlu diperhatikan:

* Jangan memberi hadiah, apalagi jika ada kesan “minta diperhatikan”.

* Jangan ada karyawan yang merasa wajib untuk memberikan hadiah kepada atasan.

* Jika para karyawan berniat patungan dan memberikan hadiah kepada atasan, itu dapat dipertimbangkan.

* Seorang sekretaris boleh memberikan hadiah kepada atasannya, tetapi hendaknya sederhana dan lugas.

Mengenai harga hadiah jika hadiah bisnis hendaknya dibatasi sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan, dan juga tergantung pada peristiwa dan penerimanya.

Menerima hadiah
Jika Anda menerima hadiah, maka perlu diperhatikan:

* Selalu ucapkan terima kasih secara tertulis atas hadiah yang Anda terima.

* Selalu terima hadiah dengan gembira walaupun Anda sudah mempunyai tiga barang yang sama di rumah atau Anda tidak menyukai hadiah itu.

* Jika Anda menerima hadiah dari klien atau pemasok, kalau mungkin bagilah hadiah itu dengan rekan dan staf Anda.

* Sudah sepantasnya bila Anda mengembalikan hadiah yang terlalu mahal atau terlalu pribadi, bersifat porno, berupa pelecehan seksual, kalau tidak tepat situasinya.

* Jika Anda merasa tidak bisa menerima suatu hadiah, kembalikanlah segera dengan catatan pendek, “Saya merasa tidak semestinya menerima hadiah dari Anda dan saya kembalikan hadiah itu kepada Anda”.

Buatlah salinan dari tulisan itu, jangan memperbincangkannya soal itu lebih jauh dengan pengirimnya.

Oleh Indah Soekotjo
Pakar pengembangan kepribadian

sumber gb : www.giftdazzle.com

Sumber: Bisnis Indonesia

You've Only Got Thirty Seconds

“Penampilan lebih dahulu berbicara, sebelum Anda mengucapkan
sesuatu”

Apa yang sudah Anda katakan sebelum Anda mengucapkan ”Selamat pagi/siang/sore/malam” atau halo?” Pernahkah Anda sadari bahwa kesan pertama adalah kesan yang abadi dan bahwa kesan itu dibentuk dalam waktu sepuluh detik yang pertama dari suatu pertemuan, menjadi opini dalam dua puluh detik berikutnya, dan ”dalam waktu tiga puluh detik ” akan terlihat apakah lawan bicara Anda akan menaruh respek atau tertarik kepada Anda atau malahan mengabaikan Anda.
Seringkali kita mendengar pepatah, buku dinilai dari covernya, rumah dinilai dari ornamen bangunannya, dan manusia dinilai dari caranya berbusana, sikap dan perilakunya. Mungkin kedengarannya tidak adil, karena bagaimana kita dapat suka atau sayang kepada, sementara kita tidak mengenal lebih jauh mengenai orang tersebut. Namun, dalam dalam dunia bisnis hal tersebut tidak dapat dipungkiri lagi.
Albert Mehrabian, seorang psikolog UCLA, melakukan percobaan-percobaan yang menyingkap, bagaimana orang saling menilai saat bertemu secara tatap muka. Mehrabian menemukan bahwa KESAN PERTAMA terjadi hanya dalam waktu 30 detik saja dan didasarkan pada kriteria sebagai berikut.
• 7 % dari apa yang kita katakan,
• 38 % dari nada suara kita, dan
• 55 % dari penglihatan yaitu penampilan dan bahasa tubuh.
Dalam 30 detik pertama, tidak ada waktu bagi Anda untukmenjadi orang lain atau menarik teman Anda untuk menuliskan ringkasan daftar riwayat hidup atau referensi karakter Anda. Bahkan, tidak cukup setiap saat Anda menunjukkan bakat, ketrampilan, dan hal-hal lain yang menunjang kinerja Anda di depan customer atau klien Anda.
Semua orang dalam 30 detik detik pertama terfokus pada pesan yang Anda kirimkan melalui busana, gaya rambut, senyuman, sikap, dan komunikasi non verbal Anda lainnya”. Pada saat itulah penampilan Anda mulai diperhitungkan.
Yang pasti, tampil profesional dan keren bukan berarti tampil dengan busana – busana ber”merk”, atau make up yang berlebihan, tetapi lebih pada keserasian penampilan secara menyeluruh dari ujung rambut sampai ujung kaki.
Dampak dari citra (image) yang kita kirim akan berupa sebuah pesan yang meliputi:
1. Tingkat Pendidikan
2. Kemampuan berkarir dan kesuksesan
3. Kepribadian
4. Pengalaman Hidup
5. Kepercayaan dan Keseriusan
6. Selera Humor
7. Kemampuan Berinteraksi dalam Lingkungan Sosial

Professional

Kata “Profesional” sudah dikenal di kalangan masyarakat luas. Namun, pengertian yang muncul seolah-olah hanya ditujukan bagi kalangan manajer. Padahal, sesungguhnya istilah “Profesional” berlaku untuk semua kalangan, dari tingkat atas sampai ke tingkat paling bawah.
Secara sederhana “Profesional” dapat diartikan sebagai suatu kemampuan dan ketrampilan seseorang dalam melakukan suatu pekerjaan menurut bidang dan tingkat masing-masing, dalam situasi dan kondisi apapun, serta bersifat terus-menerus. Hasil dari pekerjaan yang dilaksanakan itu, bila ditinjau dari semua sisi sudah sesuai dengan porsi, objektif, dilaksanakan tepat waktu atau dengan jangka waktu yang relatif singkat. Sempurnanya hasil pekerjaan, selain pelayanan dan perilaku yang diberikannya, menyebabkan sulitnya pihak lain untuk mencari-cari celanya. Personel yang semacam ini, di dalam organisasi di sebut “Tenaga Profesional”.
Sebenarnya, penggunaan istilah “Profesional” tidaklah semudah yang digambarkan banyak orang. Tetapi, mereka yang mengerti akan istilah “Profesional” baru berani mengatakan bahwa sebuah perusahaan dikelola oleh tenaga-tenaga “Profesional”, bila perusahaan dapat memperlihatkan hasil kerja selama bertahun-tahun, baik dari segi kualitas hasil produksinya maupun dari segi pelayanan. Kehadiran perusahaan tersebut mampu merebut hati masyarakat banyak. Tetapi jika sebaliknya, perusahaan mengalami goncangan, orang akan segera mengatakan bahwa perusahaan itu tidak dikelola oleh tenaga-tenaga profesional.
Seseorang atau tenaga “Profesional” tidak dapat dinilai dari satu segi saja, tetapi harus dari segala segi. Selain keahlian dan ketrampilan yang dimiliki, juga perlu diperhatikan sikap dan mentalitasnya.
Jadi, “Seorang Profesional” adalah seseorang yang memiliki keahlian dan ketrampilan, juga sikap mental dan tingkah laku yang terpuji. Segala sesuatu yang dihasilkan dari perbuatan dan pekerjaannya dijamin berada dalam kondisi terbaik dan mendapat penilaian yang objektif dari semua pihak.

Image (citra)

Citra (image) adalah gambaran atau potret diri Anda. Apa yang Anda kenakan, Apa yang Anda katakan, apa yang Anda kerjakan, dan apa yang menjadi prinsip hidup Anda, dapat membentuk kesan keseluruhan mengenai diri Anda.
Citra (image) di abad modern atau era globalisasi ini, memegang peranan penting dalam menunjang keberhasilan seseorang. Bahkan, kemampuan dan profesionalisme seseorang bisa tercermin dari cara mereka berpenampilan, baik dalam perilaku maupun sikap.
Sadar atau tidak, Anda tengah memproyeksikan suatu citra yang kuat dan positif kepada dunia, citra yang membawa pesan antara lain, ”Saya merasa hebat, saya merasa tampak hebat, dan saya penuh percaya diri.” Semua orang yang Anda temui tampak menangkap pesan itu dan memberi respon dengan cara yang sama menyenangkan.
Apakah citra yang Anda proyeksikan adalah citra palsu? Sama sekali bukan. Sesungguhnya, citra ini sangat akurat. Anda merasa positif dan percaya diri dan segalanya tentang diri Anda menyiarkan perasaan itu, sama seperti Anda menyiarkan perasaan lain, pada hari-hari buruk Anda. Perasaan ketika Anda sedang kecewa, sedang tidak bersemangat, dan sebagainya.
Bagaimana Anda mengekspresikan perasaan Anda, bila Anda sebenarnya tidak mengatakan kepada siapapun tentang perasaan Anda? Disadari atau tidak, dengan atau tanpa berbicara, Anda sudah memberikan informasi kepada siapa saja yang berada sekitar 60 cm di sekeliling Anda.
Cara Anda berbusana, ekspresi wajah, nada suara, cara berdiri dan berjalan, tatapan mata, dan bahasa tubuh Anda sudah memberikan jawaban.
Citra adalah refleksi Anda yang paling nyata, dan yang dapat memperlihatkan apa yang terjadi di dalam diri Anda. Bila Anda mempunyai keinginan untuk dapat menaklukkan dunia, hal itu tampak. Bila Anda merasa dunia mungkin saja menaklukkan Anda, itupun akan terlihat.
Citra bukanlah sesuatu yang palsu. Citra adalah kesan tentang diri Anda yang dibentuk oleh orang lain ketika pertama kali bertemu dan melihat Anda. Begitupun Anda, membentuk kesan yang sama mengenai orang lain setiap hari. Ketika orang bertemu dengan Anda, kesan yang mereka bentuk mungkin sama persis dengan kesan yang Anda ingin mereka rasakan. Atau mungkin juga berlawanan dengan apa yang Anda maksudkan.
Dalam dunia bisnis, citra diri Anda akan sangat menentukan langkah Anda selanjutnya. Apakah Anda akan segera memperoleh pekerjaan, atau disingkirkan pada wawancara pertama. Apakah Anda ditanggapi secara serius atau hanya dianggap sebagai kelas teri, ataukah dapat maju dan bertahan dalam pekerjaan yang sama.